社内システムは統一しよう

はい、皆さんこんばんは。

本日は、社内システムは統一しようということでお話します。

企業には様々なシステムが存在します。

経理システム、生産システム、物流システム、人事システム、文書管理システムなどなど。
もっというと会社から支給されるパソコンも1つのシステムとして考えてもよいかもしれません。

それらのシステムをバラバラなシステムで構築するとメリットよりデメリットが多くなってしまいます。
その理由を述べます。

社内システムは統一すべき理由

管理費用が増大する

基本的にサーバやパソコンなど台数が増えれば増えるほど管理費用が増大します。
理由は単純。台数が多くなるから。
サーバやパソコンは、物として購入して終わりではありません。1台1台、ネットワークに接続する必要がありますので、IPアドレスの管理をしなければならないですし、故障したら修理や交換する必要があります。

サーバであればディスクの容量管理やデータベースの管理、システムのログ管理などといった日々の監視業務も台数分増えていくことになります。

また、サーバやパソコンの台数が増えすぎてくると、野良サーバや野良パソコンが発生します。
なんのために動いているのか、止めると何に影響するのかわからなくなってきます。ちゃんと台帳で管理できていればよいのですが、大概細々したシステムが多い会社は台帳管理もあいまいです。

セキュリティが脆弱になる

これは上の管理費用が増大することとリンクしますが、社内の台数が増えるとセキュリティが脆弱になります。
理由は台数が増えるとセキュリティパッチを当て忘れるサーバやパソコンが絶対に出てきます。
不具合があっても修正されずに動いているサーバなどは情報漏洩などが起きやすいとても危険な状態となります。

また、ファイルサーバなどは企業全体で管理できる台数にすべきです。部署ごとやフロアごとにファイルサーバが乱立している会社をたまに見ますが、セキュリティ上、危険です。
部署ごとやフロアごとにファイルサーバがある場合、そのファイルサーバの管理者は誰ですか?
部署ごとやフロアごとにあるファイルサーバの権限設定、バックアップ設定は同一レベルですか?
おそらく台数が増えれば増えるほどバラバラになります。
権限設定、バックアップ設定がしっかりされていないと、情報漏洩やファイルの消失の危険性が増大していきます。
やはりちゃんと企業で統一されたファイルサーバが必要と思います。

社内システムに統一感がなくなる

システムにはそれぞれ見た目や特徴があります。これらが細々と存在するとシステムとしての統一感がなくなりますし、操作方法も異なることから全体としてわかりずらい操作となってしまいます。
時々、他社の社内システムを見ることがありますが、バラバラなシステムを使っていると統一感がないてめ、すぐにわかります。
自己紹介するときのイメージでいうと、twitterで自分の名前を紹介し、Facebookのページで自分の職業を紹介し、mixiで経歴を紹介するといったイメージです。(mixiとか古いなっ汗)
それぞれがちゃんとしたシステムであっても、画面の構成がそれぞれ違うのでやっぱり見ていて違和感を感じます。説明していただいている内容よりも使いづらいだろうなーとかそっちに気がいってしまいます。

特定のことを説明するだけであれば、社内のシステムを使用せずともパワーポイントなどの資料でおこなうこともできますが、社内システムでないと説明できないこともありますし、何よりも使いづらいシステムになりますので、統一しておくべきです。

各自のパソコンについても同じ

会社から支給するパソコンについても同じです。
パソコンはできるだけ同じ型式を購入すべきです。同じ型式にすると、購入価格が下がったり、故障時の修理についてもメリットが出てきます。部品で困ることも少なくなりますし、故障時に代替機も同じ型式を渡せますので、利用者側が困ることもありません。
また、みんなが同じ型を使っているだけで信頼感があります。
パソコンの型式で信頼感?って思われるかもしれませんが、例えば社外から営業に来た方がそれぞれバラバラのパソコンを取り出したらあれ?って思いますよね。また明らかに個人ユースのパソコンを取り出されたりしても不安になりますよね。管理されているパソコンなのかな?って。

パソコンの型式だけでなく、パソコンの中で動作するソフトウェアやアプリケーションについても同じです。
各自が使いやすいと思って、勝手にフリーソフトなどをインストールするとたちまち管理工数が増えていきます。
フリーソフトが原因で社内システムが動作しなくなった。なんていうことは結構発生します。
例えば、Internet Explorer(IE)でしか動作検証していないシステムで勝手にgoogle chromeで使用されていた。なんてことは今では結構頻発していると思います。
社内のシステムで様々な環境で動作検証することはありませんので、利用する側は「自分は大丈夫」という考えは捨ててほしいですし、管理する側はちゃんと基準を示してあげるべきだと思います。
それが結果としてトータルの工数削減、セキュリティレベルの向上につながります。


いかがだったろうか。
企業には様々なシステムが必要となるが、できるだけ統一感というものを持たせる必要性がわかってもらえたのではないかと思う。
管理工数というものや信頼感といった目に見えずらい指標もとても重要で、導入時の価格だけでシステム導入することがないようにしていただきたい。

それが、その企業で働く人、全体の効率に直結します。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です