企業に情報システムは無くてはならないものとなっている。
ホワイトカラーとして働いている人は、一人一台が当たり前となっているし、ブルーカラーで働く人もパソコンを全く触らずに仕事をすることはほとんどないだろう。
企業にとって効率化や他社との差別化を行う上で情報システムは非常に重要な役割を担っている。
この重要な情報システムをどうやって導入するのか。
大規模な情報システムを導入すると導入費用は莫大になる。
だからと言って、小規模なシステムばかりを導入するとシステム管理が複雑になり、システム導入による効率化のメリットが薄れたり逆にコスト高になってしまう。
私が考える企業におけるシステム導入は次の通りだ。
１．できるだけ部署独自の情報システムは導入しない。（全社共通で利用できる情報システムを導入する。）
２．部署独自で情報システムを導入するとしても勝手に導入しない。（その企業の情報システム部等に相談する。）
情報システム部では、そのシステムが最適化検討を行い、できるだけ部署独自システムとはしない。
３．導入した情報システムのインフラ管理（サーバ管理、バックアップ、ユーザ登録など）はその企業の情報システム部等が行う。
理由は、トータルの運用コストを下げるためだ。
例えば、各自が使うパソコンやプリンタ、複合機、モニターなど基本的には全社で統一すべきだと思うし、こういった機器は各部署で勝手に購入しようとは思わないはずだ。
システムでも同じで、使いたい機能はあるだろうが、部署ごとで異なるシステムを使用していると、部署異動の際に全く新しいシステムとなってしまう。
そのための教育費用が勿体ないし、操作感も変わってしまう。システムの優劣をつけてしまうし、そうなってしまうと使用者の満足感も下がってしまうだろう。
同じ機能を持ったシステムは部署ごとに異なるシステムを導入するのではなく、同じシステムを共通して使えるように整備すべきである。
目に見えない費用は、目に見える費用よりも根が深い。
大げさに言うと大切は人がいなくなってしまう恐れすらある。
システムではないが、例えば学生が制服を着るのと同じである。
Ａ高校では決まった制服がある。Ｂ高校にはＢ高校の制服がある。デザインなどは異なるが、制服である。
Ａ高校に通う生徒はＢ高校の制服を着ることはできない。もちろん、逆も同じである。
いくら他校の制服が良くてもそれを着ることはできず、自分が通う高校の制服しか着れないのである。それはその高校で制服が決められているためである。もちろん、制服ではなく、私服を着ることも許されない。
システムも同じである。他社や他部署が使っているシステムを使うこともできないし、もちろん私物を使うこともできないのである。
あくまでも会社が決めたシステムを使うことになる。
そうなっていない会社が多く、システムがバラバラで統一感がなくなっているのだ。
制服は、見ただけでどこの高校の生徒かわかる。それと同じことで画面を見ただけで何のシステムかわかる。という社内での統一感は効率化の第一歩だと思う。
これを指揮できる管理者がいる会社は恵まれている。と思う。
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